Mit einfachen Prozessen anfangen, Potenziale für Workflow-Automatisierung erkennen

Von Ari Albertini (Mitglied der Geschäftsleitung bei FTAPI Software GmbH)

 Ari Albertini ist Revenue Flow Manager sowie Mitglied der Geschäftsleitung bei FTAPI Software GmbH. (Copyright: FTAPI Software GmbH)

Es liegt noch immer viel Papier auf den Schreibtischen. Egal, ob ein Unternehmen einen, 1.000 oder 100.000 Mitarbeitende hat – in jeder Organisation gibt es bei der Datenverarbeitung Prozesse, die sich sicher und einfach automatisieren lassen. Zwar setzen Unternehmen zunehmend Software für ihre Arbeiten ein. Durchgängig digitalisierte Abläufe finden sich trotzdem nur selten. Viele Arbeitsschritte müssen die Mitarbeitenden weiterhin manuell durchführen und erledigen in manchen Fällen sogar ganze Prozessketten komplett analog.

Obwohl Firmen investieren, um ihre Angestellten mit Computern, Tablets und Smartphones auszustatten, können sie trotzdem noch nicht auf Papier verzichten. So druckt die Buchhaltung beispielsweise ihre Rechnungen weiterhin auf Briefbögen aus, kuvertiert diese von Hand und klebt oft noch eigenhändig die Briefmarke drauf.

Viele kennen die Umschläge für die Hauspost, die zum Unterschreiben unzählige Abteilungen oder Ämter durchlaufen, bis sie abgegriffen irgendwann beim Endempfänger ankommen. Dabei gäbe es digitale Signaturen, die dank der europäischen eIDAS-Verordnung seit Juli 2016 in ganz Europa als rechtgültig anerkannt sind. Gleiches gilt auch für Anmeldeformulare der verschiedensten Arten, ob im Krankenhaus, bei einem Sportverein, dem Behördengang oder auch im Hotel.

Organisationen, die das Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen möchten, sollten deshalb alle Prozesse rund um ihre Datenverarbeitung einer gründlichen Prüfung unterziehen und

  1. physische Prozesse – wir sprechen hier von der Datenverarbeitung in Papierform – dort, wo es möglich ist, digitalisieren,
  2. digitale Prozesse mittels einer sicheren Software an den passenden Stellen automatisieren.

Workflow-Automatisierung stellt den nächsten logischen Schritt in der Digitalisierung von Organisationen dar und soll vor allem Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern. (Copyright: FTAPI Software GmbH)

Digitalisierung, digitale Transformation, digital Leadership: In den letzten Jahren vergeht kaum ein Tag ohne neue Meinungen, Leitartikel oder Buzzwords zu den neuen Möglichkeiten, die eine zunehmend vernetzte Welt eröffnet. Bei aller Begeisterung sollte man jedoch nicht vergessen, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern vor allem den Alltag erleichtern soll. Ihr großer Vorteil gegenüber papierbasierten Prozessen sind die vereinfachten Möglichkeiten bei der Weiterverarbeitung in anderen Systemen.

Ein Ablauf oder Prozess, der im Analogen schlecht, das heißt ineffizient, zeitintensiv und teuer ist, wird auch in der digitalen Variante nicht plötzlich schlagartig besser. Unternehmen sollten deshalb ihren Blick auf die einzelnen Arbeitsschritte im Prozess richten und analysieren, wie sich diese in digitaler Form optimal nutzen, anpassen und abkürzen lassen.

Ein häufiges Missverständnis ist dabei, dass Verantwortliche bei der Workflow-Automatisierung oft zuerst an ihre komplexesten Arbeitsabläufe denken. Sie versuchen dann diese Prozesse zu definieren und denken über die technischen Voraussetzungen nach, sie zu digitalisieren. In der Folge ziehen sich die ersten Digitalisierungsschritte unnötig lange hin oder die ersten Projekte scheitern.

Gerade ganz einfache Prozesse wie der Versand von Rechnungen, Gehaltsabrechnungen oder Anmeldeformularen bieten jedoch oft den besten Einstiegspunkt, um mit der Workflow-Automatisierung zu starten. Sie lassen sich mit geringem Aufwand und leichtgewichtigen Software-Lösungen realisieren. Die minimalen Investitionen machen sich oft innerhalb Jahresfrist bezahlt. Die gewonnenen Erfahrungen helfen dann, den nächsten Schritt zu gehen und fachlich komplexere Prozesse zu digitalisieren.

Workflow-Automatisierung stellt den nächsten logischen Schritt in der Digitalisierung von Organisationen dar. Dabei werden Aufgaben und Tätigkeiten so miteinander verknüpft, dass sie selbständig und immer nach dem gleichen Schema ablaufen können. Hierfür muss der Prozess zunächst identifiziert und definiert werden. Es muss also klar sein, in welcher Reihenfolge welche Aufgaben erledigt werden und in welcher Qualität das passieren soll. Vor allem die oft ineffektiven manuellen Arbeitsabläufe müssen digital abgebildet und so automatisiert werden, dass die Daten von einem System in ein anderes übertragen werden können. Papierrechnungen beispielsweise müssen in eine Buchhaltungssoftware eingetippt und als Scan angehängt werden. Der Inhalt von Bewerbungsunterlagen neuer Angestellter muss in eine digitale Personalakte überführt werden. Nicht zu vergessen sind die zahlreichen ausgefüllten Anträge für Urlaub, Reisekostenerstattung oder Weiterbildungen, die eine Freigabe mehrerer Abteilungen benötigen, bevor der zuständige Bearbeiter sie im entsprechenden System angelegt.

In jeder Organisation gibt es heutzutage Abläufe mit einem hohen Maß an Automatisierungspotenzial. Aller Anfang ist leicht: Gerade zu Beginn, bei der Identifikation von niedrigschwelligen Prozesse, bedarf es dafür keiner umfassenden unternehmensweiten Prozessanalyse. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es auch wichtig zu verstehen, dass nicht jeder Prozess oder jede Aufgabe automatisiert werden kann oder soll. Unternehmen sollten erst einmal diejenigen Prozesse identifizieren, die sich leicht automatisieren lassen und über folgenden Eigenschaften verfügen:

  • Sie enthalten (zahlreiche) kleinteilige Arbeitsschritte.
  • Die zu verarbeitenden Daten liegen in digitaler Form vor.
  • Die Prozesse sind sehr repetitiv und damit für Menschen oft monoton.
  • Sie erfordert ein hohes Maß an Präzision – schon die geringste Abweichung verursacht Fehler.
  • Einzelne Arbeitsschritte können manuell schlecht parallel ausgeführt werden.
  • Die Bearbeitung ist für Menschen sehr zeitintensiv.
  • Die Prozesse lassen sich in einer “Wenn-Dann-Logik” darstellen.

Sobald der erste Prozess identifiziert und erfolgreich automatisiert wurde, wird es zunehmend leichter fallen, im Unternehmen zusätzliches Optimierungspotenzial zu erkennen. Eine gelungene Workflow-Automatisierung wird nach und nach die Geschäftsabläufe immer weiter standardisieren und so die Qualität und Transparenz der Prozesse steigern. Dadurch wiederum wird weiteres Verbesserungspotenzial sichtbar, sodass der Anteil an automatisierten Prozessen und damit der Digitalisierungsgrad im Unternehmen stetig wächst.

Workflow-Automatisierung wird sich im Bereich der Geschäftsprozesse immer mehr durchsetzen. Durch die Standardisierung ergeben sich erhebliche Zeiteinsparungen, die Mitarbeiter von monotonen Aufgaben entlasten, sodass sie sich auf strategisch wichtige und kreative Tätigkeiten konzentrieren können. Prozesse, bei denen sensible und andere schützenswerte Daten verarbeitet werden, lassen sich durch die höhere Transparenz zudem einfacher schützen. Die beste Lösung besteht darin, einfach loszugehen und das unbekannte Terrain mutig zu betreten.

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